Отправить документ СRM

Робот «Отправить документ CRM» работает в связке со стандартным роботом Битрикс24 «Создать документ». Сначала документ создается, после отправляется клиенту.

Как добавить робота:

Шаг 1. Перейдите в раздел «Роботы» в нужной воронке CRM.
Шаг 2. На стадии, где робот должен срабатывать, нажмите «+».
Шаг 3. В поиске введите «Создать документ», добавьте стандартного робота Битрикс24 «Создать документ» и настройте его.

Поле «Ожидать конвертации PDF-файла» — включите, если документ должен быть сформирован в формате PDF.
Поле «Создать публичную ссылку» — активируйте галочку и сохраните настройки робота.

Шаг 4. Нажмите «+» ещё раз, в поиске введите «Отправить документ CRM»
Шаг 5. Выберите робота [ChatApp для WhatsApp, Telegram, Viber] — «Отправить документ CRM». В настройках робота установите:

«По очереди» → «После предыдущего робота», чтобы документ сначала создавался, затем отправлялся клиенту.
Поля «ID созданного документа CRM» и «Формат созданного документа CRM» настройте по инструкции ниже.

«По очереди», «Когда», «При условии»

По очереди — порядок выполнения запуска робота на стадии:
• Независимо от других роботов — запускается сразу (по умолчанию).
• После предыдущего робота — запускается только после выполнения ранее настроенных роботов на этой стадии.

Когда — момент запуска робота:
• Сразу — при переходе карточки на стадию (по умолчанию).
• Через время — запуск с задержкой (укажите интервал).

При условии — доп. условия для запуска робота (при необходимости).
Если условие выполнено — робот сработает. Если нет — робот не запустится.

«Телефон», «ID чата», «Мессенджер»

Робот может отправлять сообщение по номеру телефона, username, chat ID или через поле «Мессенджер».

Выберите только один способ отправки — иначе сообщения будут дублироваться.

Отправка по номеру телефона:
Введите номер в поле «Телефон» — вручную или через переменную.
• Вручную — укажите один или несколько номеров (через запятую или точку запятой).
• Через переменную — номер подтягивается из карточки CRM: нажмите на три точки справа → выберите сущность (Лид или Сделка) → укажите поле, где хранится номер.

Если номера хранятся в разных полях («Мобильный», «Рабочий»), используйте:
• для сделки — {{Контакт: Телефон (текст)}}
• для лида — {{Телефон (текст)}}

Переменная типа «Телефон (текст)» — подтянет все доступные номера из карточки.
Если в карточке клиента указано несколько номеров, сообщение будет отправлено на каждый номер. Чтобы отправить на конкретный номер — выберите то поле, которое хранит конкретный номер.

Отправка по username в Telegram:
В поле «ID чата» нажмите на три точки → выберите сущность (Лид или Сделка) → укажите поле, где хранится username клиента в карточке CRM.
• для лида — {{E-mail (текст)}}
• для сделки — {{Контакт: E-mail (текст)}}

Отправка по chatID:
chatID — идентификатор чата в Scenario Dialogs. Используется для отправки сообщения, когда нет номера телефона или username клиента, но есть активный чат в Scenario Dialogs.

Шаг 1. Добавьте робота [ChatApp для WhatsApp, Telegram, Viber] «Получить чат ID из поля Мессенджера» и разместите его перед основным роботом.
Шаг 2. У основного робота установите: По очереди → После предыдущего робота.
Шаг 3. В поле «ID чата» нажмите три точки → выберите «Роботы» → [ChatApp для WhatsApp, Telegram, Viber] — «Получить чат ID из поля Мессенджера» → выберите переменную chatID идентификатор чата при успехе.

Отправка через поле «Мессенджер»:
Поле «Мессенджер» используется, если нет контактных данных клиента, но есть активный чат с клиентом в Открытой линии.

Обязательное условие — в карточке CRM должно быть заполнено поле «Мессенджер»:
• в лидах поле заполняется в самой карточке лида;
• в сделках поле заполняется у контакта сделки.

Поле не заполняется вручную. Оно создаётся системой, если:
• клиент написал в Открытую линию;
• или вы написали клиенту через Открытую линию.

Чтобы отправить сообщение через это поле, используйте переменную:
• для лида — {{Мессенджер (текст)}}
• для сделки — {{Контакт: Мессенджер (текст)}}

«ID созданного документа CRM», «Формат созданного документа CRM»

В поле «ID созданного документа CRM» нажмите на три точки → выберите «Роботы» → укажите ранее настроенного робота «Создать документ» → выберите значение «ID созданного документа CRM».

В поле «Формат созданного документа CRM» укажите формат, в котором будет отправлен созданный документ:
— если в роботе «Создать документ» включена опция «Ожидать конвертации PDF-файла», выберите формат PDF;
— если опция «Ожидать конвертации PDF-файла» не включена, выберите формат DOCX.

«Имя» и «Фамилия»

Доступо только для номерного Telegram, для остальных каналов поля оставьте пустыми.
Введите имя и фамилию, если номер не сохранен в CRM — будет создан новый контакт с указанными данными.

«ID линии ChatApp», «Канал»

В поле «ID линии» укажите ID линии ChatApp, через которую будет отправлено сообщение.

В поле «Канал» — выберите канал связи из линии, которую вы указали в поле «ID линии».
Через выбранный канал связи робот отправит сообщение.

Отражать в открытых линиях

Определяет, будет ли сообщение отправленное роботом отображаться в чате Открытой линии. По умолчанию — отображается.

Ожидать асинхронный результат

Функция «Ожидать асинхронный результат» позволяет роботу получить фактический статус доставки сообщения от мессенджера. Без этой функции робот показывает только статус «отправлено», потому что сообщение передано в очередь на отправку. Сообщение отправлено, но ещё не доставлено клиенту — например, если клиент не в сети.

При включённой функции робот ожидает ответ от мессенджера и возвращает результат после получения фактического статуса доставки. Если сообщение доставлено — робот вернёт успешный результат, если нет — вернёт ошибку с пояснением причины. Поэтому выполнение результата робота может занять время.

Чтобы результат робота отображался в таймлайне карточки клиента, в поле «Добавлять результат в комментарии карточки CRM» укажите «Да» или добавьте после этого стандартный робот Битрикс24 «Добавить комментарий в элемент».

Добавлять результаты в комментарии карточки CRM

Карточке CRM в разделе таймлайн отображается результат отработки робота.

Запускать от имени

По умолчанию указан пользователь, установивший приложение ChatApp.
Можно указать переменную «Ответственный», чтобы автоматизация запускалась от текущего ответственного карточки CRM.