Google Sheets в сценарии бота

Блок Google Sheets позволяет сохранять данные из диалога в таблицу, находить записи и передавать значения в следующие блоки сценария. В одной настройке доступны действия для добавления и обновления строк, записи и чтения ячеек, поиска, удаления данных и создания листов.

Что подготовить

1. Google аккаунт с доступом к нужному файлу. Для записи и удаления нужны права на редактирование таблицы.
2. Таблицу с понятными заголовками в первой строке. Для добавления строк используйте непустые уникальные заголовки: при повторяющихся названиях запись попадёт в первый столбец с таким названием.
3. Переменные сценария с данными, которые бот должен записывать или использовать для поиска. Для проверки возьмите отдельную таблицу с тестовыми записями.

Выбор действия

Как подключить таблицу

1. Откройте сценарий и добавьте на поле редактора блок Google Sheets.
2. Нажмите «Настроить таблицу». В окне «Настройка Google Sheets» выберите действие.
3. Откройте поле «Таблица». Если аккаунт ещё не подключён, нажмите «Подключить аккаунт» и завершите вход в Google в открывшемся окне. Подтверждайте доступ только для аккаунта, которому принадлежит нужная таблица или которому она доступна.
4. Нажмите «Подключить таблицу» и выберите файл в окне Google. Дождитесь его появления в списке, затем выберите таблицу и лист.
5. Заполните поля выбранного действия и нажмите «Сохранить изменения». Соедините блок с остальной цепочкой и сохраните сценарий.

Как добавить данные клиента в новую строку

Например, бот собирает имя и email, затем добавляет заявку на лист «Заявки».

1. В первой строке листа создайте заголовки «Имя», «Email» и «Статус».
2. В настройках блока выберите действие «Добавить строку», таблицу и лист «Заявки».
3. В строках сопоставления укажите, что записать и в какой столбец: переменную с именем — в «Имя», переменную с email — в «Email», текст «Новая» — в «Статус». Переменные выбирайте через список переменных конструктора.
4. По умолчанию новая запись добавляется после последней заполненной строки. Если нужно использовать пустые строки внутри листа, включите «Заполнять пустые строки в середине таблицы».
5. Сохраните настройки и сценарий. Пройдите тестовый диалог до этого блока и откройте таблицу: в строке должны появиться значения из диалога и статус «Новая».

Как найти запись и использовать её в диалоге

1. Выберите действие «Найти данные», нужную таблицу и лист. В стандартных настройках укажите столбец поиска и значение — например, столбец «Email» и переменную с email клиента.
2. В разделе «Сохранение данных из строки» выберите столбцы, значения которых нужны дальше, и переменные сценария для их сохранения.
3. Сохраните настройки. В следующем блоке используйте выбранную переменную, например для сообщения о статусе заявки.
4. Проверьте на известной записи: сохранённый статус должен совпадать со значением в таблице. Для поиска строки используйте уникальное значение; если совпадений несколько, стандартный поиск берёт первую подходящую строку сверху.

В расширенных настройках можно искать в диапазоне или по всем листам и выбирать, что вернуть: совпадения, строку, столбец или значение другой колонки. Результаты этих режимов имеют разную структуру.

Как обновить существующую строку

1. Выберите «Обновить строку», таблицу и лист.
2. Укажите столбец поиска и искомое значение. Используйте уникальный ID, email или другое значение, которое однозначно определяет запись.
3. Сопоставьте новые значения со столбцами. Меняются только заполненные поля сопоставления; пустые поля пропускаются.
4. При необходимости включите «Добавить новую строку, если совпадение не найдено». Без этой настройки отсутствие строки приводит к ошибке блока.
5. Сохраните настройки и сценарий. Проверьте запись по уникальному значению в тестовой таблице: должны измениться выбранные столбцы первой найденной строки.

Ограничения и особенности работы

• Для действий «Добавить строку» и «Обновить строку» таблица и лист выбираются из списка. В этих режимах нельзя подставить переменную вместо таблицы или листа, поскольку сопоставление строится по реальным столбцам.
• При стандартном поиске столбец поиска помечен «Используется для поиска» и недоступен для сохранения в переменную. Значения других столбцов можно сопоставить с переменными; одну переменную нельзя выбрать для нескольких столбцов одновременно.
• В остальных действиях поля таблицы и листа допускают свободный ввод или переменные. Для предпросмотра данных нужны конкретные значения: переменная будет подставлена при выполнении сценария.
• Запись в конкретные ячейки заменяет их содержимое. В этом режиме пустое значение очищает ячейку. Это отличается от обновления строки, где пустое поле сопоставления пропускается.
• Формулы передаются в Google Таблицы как пользовательский ввод. Если важно сохранить значение как текст, заранее проверьте формат ячеек, особенно для телефонов, дат и значений с ведущими нулями.
• Очистка ячеек и удаление строки или столбца — разные действия. При удалении строки или столбца оставшиеся данные сдвигаются.
• Для чтения можно указать несколько диапазонов через запятую без пробелов, например A1:B2,A10:B15. Расширенный поиск по листу принимает один диапазон; пустой диапазон означает поиск по всему листу.
• В расширенном поиске «Ключевое слово» ищет вхождение текста без учёта регистра. Для строго заданного шаблона используйте регулярное выражение и проверьте его на тестовых данных.
• При выборе загруженного Excel файла сервис создаёт Google Таблицу с отдельным ID. Работа продолжается с преобразованной таблицей; исходный Excel файл не становится местом записи.

Если данные не появились

1. Нет таблицы в списке — проверьте подключённый Google аккаунт и выберите файл через «Подключить таблицу».
2. Не открывается вход в Google — разрешите всплывающее окно для конструктора и повторите подключение.
3. Нет нужных столбцов — проверьте первую строку листа, названия заголовков и выбранный лист. После изменения структуры таблицы откройте настройки повторно и проверьте сопоставление.
4. Строка не найдена — сравните фактическое значение переменной со значением в таблице и убедитесь, что выбран правильный столбец. Проверьте формат телефонов, пробелы и ведущие нули.
5. Запись завершилась ошибкой — проверьте права Google аккаунта и выполнение блока в сценарии. Сначала повторите действие на отдельной тестовой таблице.